โปรแกรมประมวลผลคำ1

โปรแกรมประมวลคำ (Microsoft Word)

โปรแกรมประมวลคำ
      โปรแกรมประมวลคำคืออะไร 
      ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลคำ
      ขั้นตอนการใช้โปรแกรมMS-Word
      การเรียกใช้ โปรแกรมMs-Word
      ส่วนประกอบหน้าต่างของโปรแกรมMs-Word
      การตั้งค่าหน้ากระดาษ
      การบันทึกข้อมูล 
      การปิดแฟ้มข้อมูล
      การพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์

โปรแกรมประมวลคำคืออะไร

 

โปรแกรมประมวลคำ หมายถึง การพิมพ์เอกสารโดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่มีความสามารถในการสร้าง แก้ไข เพิ่มเติม คัดลอก  จัดรูปแบบเอกสาร ตลอดจนการเก็บบันทึกเอกสารนั้นลงในสื่อบันทึกข้อมูลต่าง ๆ เช่น แผ่นบันทึกเพื่อให้พกพาติดตัวไปใช้กับเครื่องอื่น แฟ้มเอกสารที่เก็บไว้แล้วนี้ สามารถเรียกมาแสดงผลบนจอภาพเพื่อทำการดัดแปลงใหม่ได้อีกด้วย หรือเพื่อสามารถเรียกใช้งานในภายหลังได้  ซึ่งการกระทำดังกล่าวนี้จะต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักในการทำงาน ลักษณะใช้งานซอฟต์แวร์ประมวลคำจะเป็นการเตรียมเอกสาร ที่มองเห็นงานพิมพ์ไปปรากฎที่จอภาพ ถ้าพิมพ์ผิดและต้องการแก้ไขเพิ่มหรือตัดทอนที่ตำแหน่งใด จะต้องเคลื่อนย้ายตัวชี้หรือตัวกระพริบบนจอภาพ ไปยังตำแหน่งนั้น เพื่อทำการแก้ไข เนื่องจากสามารถแทรก หรือลบอักษรหรือข้อความได้ตลอด และโปรแกรม จะคงรูปให้เป็นไปตามที่กำหนดไว้ จึงทำให้ไม่เสียเวลาและสิ้นเปลืองเหมือนการพิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดซึ่งถ้ามีข้อผิดพลาดจะต้องพิมพ์ใหม่

 

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลคำ

 

โปรแกรมประมวลคำ มีประโยชน์ อาจสรุปได้ดังนี้ 1. ช่วยให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารมีความรวดเร็วมากขึ้น เพราะงานเอกสารต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูลลงในสื่อบันทึกข้อมูลต่าง ๆ  และสามารถค้นหาและเรียกใช้งานได้สะดวกรวดเร็ว 2. ช่วยลดปริมาณกระดาษที่จัดเก็บทำให้ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร เพราะเอกสารจะถูกจัดเก็บอยู่ในสื่อบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ที่มีขนาดเล็ก แต่มีความจุในการเก็บข้อมูลได้เป็นจำนวนมาก 3. ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์เอกสาร 4. สามารถควบคุมการแสดงตัวอักษรของข้อความที่อาจเป็นตัวเข้มตัวหนาตัวเอียงและขีดเส้นใต้ที่ตำแหน่งต่างๆได้อย่างอิสระการพิมพ์เอกสาร ออกทางเครื่องพิมพ์จะได้แบบของตัวอักษรที่สวยงามตามต้องการ  5. ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม ทั้งนี้เพราะผู้ใช้สามารถนำรูปภาพ รูปวาด ภาพกราฟิกต่าง ๆ มาแทรกลงในเอกสารได้โดยตรง 6. มีคำสั่งในการเรียกค้นคำหรือข้อความที่มีอยู่ในเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้สามารถแก้ไขดัดแปลงได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น นอกจากการ เรียกค้นแล้วยังสามารถให้มีการแทนที่คำหรือข้อความเดิมด้วยข้อความใหม่ได้ทันทีอย่างอัตโนมัติเช่นการเปลี่ยนข้อความจาก"ประมวลคำ" เป็น"โปรแกรมประมวลคำ"ในทุกๆแห่งที่พบในเอกสารนั้น เป็นต้น 7. ช่วยให้การทำงานกับเอกสารถูกต้องและมีข้อผิดพลาดน้อยลง เพราะผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้โดยตรงบน หน้าจอจนพอใจจะสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ หรืออาจใช้ระบบการตรวจสอบคำผิดแบบอัตโนมัติ ในการตรวจสอบการสะกดหรือ ไวยากรณ์ของภาษาก็ได้

 

ขั้นตอนการใช้โปรแกรม Ms - Word

 

โปรแกรม MS - Word เป็นโปรแกรมที่ใช้ผลิตเอกสารทั่วไป และตกแต่งเอกสารที่ผลิตขึ้นได้ เช่น การพิมพ์จดหมาย หนังสือราชการ บันทึกข้อความ ใบประกาศ เอกสารแผ่นพับ และอื่นๆ ซึ่งขึ้นอยู่กับผู้ใช้งานว่าจะใช้ผลิตเอกสารแบบใด ทั้งนี้ งานแต่ละประเภทจำเป็นต้องใช้เทคนิค ขั้นตอนการทำงานที่แตกต่างไปบ้าง แต่พื้นฐานการใช้คำสั่ง การทำงาน ใช้ลักษณะอย่างเดียวกัน

 

 

การเรียกใช้โปรแกรม MS –Word

 

เราสามารถเรียกใช้งานโปรแกรม MS- Word ได้หลายวิธี ดังนี้ 1. เข้าโปรแกรมทางปุ่ม Start ของ Windows แล้วคลิกเม้าส์ 1 ครั้งได้รายการขึ้นมา เลื่อนตัวชี้เม้าส์ไปที่ Program แล้วเลื่อนตัวชี้เม้าส์ไปในรายการย่อยที่ Microsofe แล้วคลิกเม้าส์ 1 ครั้งจะได้โปรแกรม Word ออกมาใช้งาน (ดูจากรูปภาพ) 2. เข้าโปรแกรม ทาง Shortcut Bar ที่ปรากฏด้านบนจอมุมขวามือของ Window โดยการใช้ตัวชี้เม้าส์ชี้ที่สัญลักษณ์ โปรแกรม Word คลิกเม้าส์ 1 ครั้ง จะได้โปรแกรม Word ออกมา 3. เข้าโปรแกรมทาง Shortcut ที่สร้างขึ้นบน Desktop แล้วดับเบิลคลิกที่ปุ่ม Shortcut ดังกล่าว สักครู่จะได้โปรแกรมออกมา

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ส่วนประกอบหน้าต่างของโปรแกรมMS - Word

 

 

1	แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) ทำหน้าที่บอกชื่อไฟล์เอกสารและชื่อโปรแกรม Microsoft Word ที่ใช้งานปัจจุบัน
2	แถบเมนูคำสั่ง (Menu Bar) ทำหน้าที่แสดงเมนูคำสั่ง

 

3	แถบเครื่องมือ (Toolbars) ทำหน้าที่แสดงปุ่มคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้บ่อย ๆ เช่น ปุ่มบันทึก (Save) ปุ่มคัดลอก ปุ่มวาง เป็นต้น
4	ตัวแทรกข้อความ (Insertion Point) ทำหน้าที่เป็นตัวบอกตำแหน่งที่เริ่มพิมพ์ หรือตำแหน่งที่เริ่มแก้ไข
5	แถบสถานะ (Status Bar) ทำหน้าที่แสดงตำแหน่งของตัวแทรกข้อความว่าอยู่ที่หน้าใด และจำนวนทั้งหมดของเอกสารว่ามีทั้งหมดกี่หน้า รวมทั้งสถานะต่าง ๆ เกี่ยวกับการพิมพ์ และการแก้ไข
6.	แถบเลื่อน (Scroll Bar) ทำหน้าที่เลื่อนมุมมองของจอภาพ ในแนวตั้งหรือแนวนอนเมื่อจอภาพไม่สามารถแสดงข้อมูลได้ครบ
7	ปุ่มควบคุมหน้าต่างไฟล์ (Close Window) คือ ปุ่มปิดหรือ Close ทำหน้าที่ปิดหน้าต่างของไฟล์ที่เปิดใช้อยู่

 

8	ปุ่มควบคุมหน้าต่างโปรแกรม (Control Buttons)

 

		ปุ่มย่อ หรือ Minimize ทำหน้าที่ย่อหน้าต่างของโปรแกรม รวมทั้งไฟล์ต่าง ๆ ที่เปิดใช้งานอยู่มาเก็บไว้ที่ Taskbar
		ปุ่มขยาย หรือ Maximize ทำหน้าที่ขยายหน้าต่างของโปรแกรม ให้เต็มพื้นที่ทั้งหมดของโปรแกรม
		ปุ่มปิด หรือ Close ทำหน้าที่ออกจากโปรแกรม

 

การตั้งค่าหน้ากระดาษ

 

การตั้งค่าหน้ากระดาษ 1.   คลิกที่เมนู  แฟ้ม  จะพบคำสั่ง ตั้งค่าหน้ากระดาษ  แล้วคลิกที่ปุ่ม  ขนาดกระดาษ 2.  ให้เลือก ขนาดกระดาษ ที่จะใช้ 3.  ให้เลือก การวางแนว  จะตั้งเป็น แนวตั้ง หรือ แนวนอน  ก็ได้  แล้วตอบ  ตกลง 4.  ให้คลิกเม้าส์ที่ปุ่ม  ขอบกระดาษ จะพบรูปภาพ  5.  ให้ตั้งค่าตัวเลข โดยใช้เมาส์คลิกที่ลูกศร ด้านบน ด้านล่าง ด้านซ้าย ด้านขวา ช่องไฟ หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ 6.  ตอบ ตกลง

 

 

การบันทึกข้อมูล

 

การบันทึกข้อมูลมี 2 วิธีคือ วิธีที่ 1             การบันทึกแฟ้มเอกสารที่พิมพ์ใหม่ครั้งแรก       1.      ใช้เม้าส์คลิกที่ เมนู แฟ้ม เลือกคำสั่ง บันทึกแฟ้มเป็น  หรือ บันทึก  จะพบ        2.      บันทึกใน หมายถึง ต้องการเก็บข้อมูลไว้ที่ไหน เช่น ในเครื่องคอมพิวเตอร์  ไดรฟ์ C: หรือ A:   (A คือ  แผ่นดิสก์ )                  ให้ใช้เม้าส์คลิกเลือก  ถ้าจะเปลี่ยนให้ใช้เมาส์คลิกเลือก       3.      ในช่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อแฟ้ม  แล้วกดปุ่มบันทึก

 

วิธีที่ 2            การบันทึกข้อมูลในแฟ้มงานเดิม       1.      ไปที่เมนู  แฟ้ม 2.      เลือก บันทึก หรือ ใช้เมาส์คลิกที่แผ่นดิสก์

 

การปิดแฟ้มข้อมูล           การปิดแฟ้มข้อมูลมี  2  วิธี

 

1.      คลิกเม้าส์ที่เมนู  แฟ้ม  เลือกคำสั่ง ปิด                 2.      ใช้เม้าส์คลิกที่เครื่องหมาย กากบาท  บนมุมขวาของหน้าต่างแฟ้มเอกสาร

 

ขั้นตอนการออกจากโปรแกรม

 

1.    ใช้เม้าส์คลิกที่ปุ่ม  กากบาท  บนมุมขวาหน้าต่างของโปรแกรม Word หรือ                         ใช้เม้าส์คลิกที่เมนู  แฟ้ม  เลือกคำสั่ง  จบการทำงาน

 

การพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์

 

1	ใช้เม้าส์คลิกที่เมนูแฟ้ม เลือกคำสั่ง พิมพ์ จะพบภาพ
2	ให้กำหนดชื่อเครื่องพิมพ์ที่ใช้
3	ให้เลือกส่วนของขอบเขตที่พิมพ์ ซึ่งจะมีให้เลือก เช่น ทั้งหมด หน้าปัจจุบัน หน้า ซึ่งแล้วแต่เราจะกำหนด
4	ในช่องจำนวนสำเนา ให้ใส่จำนวนสำเนา โดยคลิกลูกศรหรือพิมพ์ตัวเลขโดยตรง
5	เมื่อพร้อมแล้วให้ตอบตกลง